Communicatie binnen teams verbeteren: 7 tips

Een sterk team staat of valt met goede communicatie. Maar hoe zorg je er in de praktijk voor dat je op één lijn blijft en elkaar echt begrijpt? Zeker nu veel organisaties hybride werken en teams bestaan uit meerdere generaties met verschillende werkstijlen en andere ideeën over de balans tussen werk en privé, loopt de onderlinge afstemming niet altijd vanzelf. Het gevolg: misverstanden, frustraties en soms zelfs verlies van productiviteit. Effectieve communicatie is dus niet alleen prettig, maar noodzakelijk voor goede prestaties. In dit artikel daarom aandacht voor de oorzaken van gebrekkige teamcommunicatie en, natuurlijk, wat we daaraan kunnen doen.

“Bij grote veranderingen is het vaak meteen duidelijk als er iets mis is in de teamcommunicatie,” vertelt Chantal Juijn-Goossens, trainer en eigenaar Engagement Builders. “Als er bijvoorbeeld een nieuw CRM wordt geïntroduceerd of een geheel nieuwe manier van werken brengt dat spanning en druk, waardoor problemen snel zichtbaar worden. Maar ook als het betrekkelijk rustig is kan een team door matige communicatie gehinderd worden. Dat is van buitenaf minder goed te zien, maar uit zich dan op termijn in mindere prestaties of in medewerkers die vertrekken. Voor bedrijven is het dus belangrijk om hier aandacht voor te hebben.”

Oorzaken gebrekkige teamcommunicatie

Er zijn meerdere oorzaken waardoor communicatie binnen teams stroef verloopt:

• Geen expliciet gezamenlijk doel van de samenwerking. Als onduidelijk is waarvoor we met elkaar aan de lat staan, ontstaat er ruis. Zonder een gedeeld punt aan de horizon communiceren teamleden met de beste intenties vanuit hun eigen takenpakket.
• Onduidelijke rollen en verwachtingen. Als niet helder is wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaan misverstanden en dubbel werk.
• Gebrek aan psychologische veiligheid. Wanneer teamleden het gevoel hebben dat ze niet vrijuit kunnen spreken, delen zij ideeën of zorgen niet of niet op tijd.
• Botsende werkstijlen. Verschillen tussen generaties of persoonlijkheden kunnen leiden tot irritatie of langs elkaar heen werken.
• Hoge werkdruk en stress. Onder druk neemt de kans toe dat informatie niet goed gedeeld of begrepen wordt.

Bij Engagement Builders merken we dat het vaak misgaat op vertrouwen en verwachtingen. Teams durven niet alles te zeggen of gaan ervan uit dat de ander wel weet wat bedoeld wordt. Dit leidt tot ruis en frustratie. In onze teamtrajecten besteden we daarom veel aandacht aan het bouwen van vertrouwen en het expliciet maken van afspraken en verwachtingen. Pas dan zie je dat de communicatie echt verbetert.

Teamcommunicatie verbeteren: 7 tips

Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Welke dingen kun je zelf doen? Gelukkig zijn er veel manieren om de communicatie te verbeteren:

• Stel samen vast wat het doel is van de afspraak, bijeenkomst of vergadering. Bijvoorbeeld: bepaal samen dat je bij elkaar zit om een besluit te nemen of om zaken te prioriteren.
• Maak afspraken over hoe en wanneer je communiceert. Bijvoorbeeld: beslissingen altijd in de teamchat delen, of wekelijks een vast overlegmoment.
• Luister actief. Dit betekent niet alleen horen wat iemand zegt, maar ook doorvragen en samenvatten om te checken of je elkaar goed begrijpt.
• Geef en ontvang feedback. Een cultuur waarin feedback normaal is, voorkomt dat irritaties opstapelen en maakt samenwerking beter.
• Creëer een veilige omgeving. Moedig aan dat iedereen ideeën of twijfels kan delen zonder negatieve gevolgen.
• Gebruik de juiste communicatietools. Kies een beperkt aantal kanalen en spreek af waarvoor je welk kanaal gebruikt.
• Plan reflectiemomenten. Sta regelmatig stil bij hoe de samenwerking verloopt en wat er beter kan.

Een combinatie van duidelijke afspraken, actief luisteren en feedback levert de grootste winst op. Belangrijk is dat het niet bij losse tips blijft, maar dat teams deze ook echt oefenen en volhouden. En daar kan training en coaching een belangrijk onderdeel van zijn.

Waarom coaching en training samen werken

Alleen tips en technieken zijn meestal niet genoeg. Teams vinden het vaak lastig om het geleerde in de waan van de dag vast te houden. Goede voornemens verdwijnen na een paar weken weer naar de achtergrond, waardoor oude patronen terugkomen en de winst snel verdampt. Een team dat bijvoorbeeld een communicatietraining volgde, merkte dat de eerste weken veel beter gingen. Maar na een tijdje zakte het effect weg. Toen er een coach ingezet werd die het team begeleidde bij het toepassen van de afspraken in hun eigen praktijk, bleef de vooruitgang wél zichtbaar. Het is die combinatie die vaak het verschil maakt.

Training geeft een team de handvatten en kennis om beter te communiceren. Coaching zorgt er vervolgens voor dat die handvatten ook daadwerkelijk gebruikt en volgehouden worden. Zo ontstaat blijvende gedragsverandering in plaats van een korte opleving.

“Een team binnen een zorgorganisatie liep vast,” vertelt Matthijs van der Bijl. “Overleggen liepen uit, besluiten werden niet opgevolgd en irritaties bleven onuitgesproken. De intentie om goed samen te werken was er, maar teamleden handelden vooral vanuit hun eigen rol. Tijdens de training werd duidelijk waar de communicatie stokte en hoe ze dit konden doorbreken. Met coaching oefenden ze in het geven van feedback en het maken van duidelijke afspraken. Na enkele maanden zagen ze blijvend resultaat: kortere overleggen, meer onderling vertrouwen en zichtbaar meer werkplezier.”

Samen met Engagement Builders

Communicatie verbeteren in een team vraagt meer dan goede wil alleen. Door oorzaken als onduidelijkheid, gebrek aan vertrouwen of stress te herkennen, en door actief te werken aan nieuwe gewoontes, kan elk team grote stappen maken. Wie inzet op een mix van training en coaching, bouwt aan een cultuur waarin mensen elkaar beter begrijpen, problemen sneller oplossen en met meer plezier samenwerken.

Bij Engagement Builders staat teamcommunicatie in veel trajecten centraal. Wij hebben dus een schat aan ervaring die we graag met je delen. Wil je horen hoe wij dit voor andere organisatie deden, wat de uitdagingen waren en wat het uiteindelijk opleverde? Neem dan contact met ons op.